【Power Automate × SharePoint】期日〇日前に自動でリマインダーを送る

タスクや納品日などの期日を管理する際、SharePoint を利用される方もいらっしゃるかと思います。


SharePoint リストに記載した期日の〇日前になったらリマインダーを送る、といった単純作業は Power Automate で自動化できます。

今回の記事では、以下の２通りを、初心者向けに徹底解説していきます。

SharePointでの事前準備

まず、Power Automate 作成前に SharePoint のリストで準備しておくことを説明いたします。

期日の列の設置

この記事をご覧の方は、すでに期日を入力する列は SharePoint で作成済かもしれません。
今一度、期日の列が「日付と時刻」になっているかご確認ください。


⚙設定＞リストの設定＞列　で対象の列をクリックすると、「この列の情報の種類」を確認できます。

　

【社内の人にリマインダーを送る場合】ユーザーまたはグループ列を設置

この設定は、リマインダーを自分自身にのみ送りたい方には必須ではありません。


社内の人に送る場合は、情報の列が「ユーザーまたはグループ」の列を設置します。
この設定により、この列に入力されたユーザーへリマインダーを送ることができます。

　
　

Power Automate でフローを作成する

SharePoint での事前準備が終わったら、実際に Power Automate でフローを作成していきましょう。

　

自分自身にリマインダーを送る方法【Modern 限定】

自分自身にリマインダーを送るフローは、SharePoint 上より簡単に作成することができます。
※「Modern」エクスペリエンス限定の機能です。
　
　

① 対象のリストで「自動化」＞アラームを設定＞期日 と選択していきます。
※「日付と時刻」の列のみが、候補として選択できるようになります。

　
　
② 以下の画面が表示されたら、「続行」をクリックします。

　
　
③ 適当なフロー名をつけ、何日前にリマインダーを送るかを決定し、「作成」をクリックします。
ここでは７日前にリマインダーを送るように設定しました。

　
これだけで完成です！
作成されたフローは Power Automate の「マイフロー」保存されているので、確認してみましょう。

期日〇日前に社内の人にリマインダーを送る方法

特定の人にリマインダーを送る場合は、Power Automate からフローを作成します。
完成図からお見せすると、フローはこのような３Step です。

　

それでは手順の詳細をステップごとに説明いたします。

１日１回フローを実行するようにスケジュールする

フローの作成を開始しましょう！


① 作成＞スケジュール済みクラウドフロー をクリックします。

　
　
② フロー名を設定し、繰り返し間隔を１日に変更してから「作成」をクリックします。

　
　
③ 「詳細オプションを表示する」をクリックして、タイムゾーンや設定時刻を選択しましょう。
※今回は後の作業の便宜上、9:05以降を設定してください。

　
これで、フローをスケジュールさせることができました。
一番下の「＋新しいステップ」をクリックして次のステップへ進みます。

SharePointリストの複数の項目を取得する

続いて、Power Automate に SharePoint リストのデータを取得させます。

　
① 「複数の項目の取得」アクションを選択します。

　
　
⑤ 適切なSharePointサイトのアドレスとリスト名を選択し、「詳細オプションを表示する」をクリックして「フィルタークエリ」を設定していきます。

　
フィルタークエリでは、OData_から始まる呪文のような英数字が入力されていますね。
ここに入力する英数字は自分で取得する必要があります。


このフィルタークエリは本記事で一番の要になりますので、詳しく説明していきます。

フィルタークエリによる条件設定

フィルタークエリでは、「SharePointリストのとある列の条件が〇〇だった時にフローを実行する」といった条件設定を行うことができます。

　

例えば今回のケースでは、「’期日’列の日付が今日から〇日後に等しい場合」にフローを実行するよう、条件設定をします。

　
上の画像の OData__X4f9d__x983c__x4e88__x5b9a__x65 eq ‘addDays(…)’ のフィルタークエリは3つの構成でできています。
　

　
１つずつ見ていきましょう。

OData_ を入力して列を指定する

OData_では、SharePointリストの特定の列を指定します。
本来であればリスト名に合わせて、


期日 eq ‘addDays(…)’


と入力したいのですが、列名が日本語の場合はこれだとフローは失敗してしまいます。
　
　

✓ 列名が日本語の場合

OData_以降の英数字は SharePoint リストの設定画面より取得します。

　
① ⚙設定＞リストの設定＞列　で対象の列をクリックし、アドレスバーの「Field=」以降の文字列をコピーしましょう。

　
② Power Automate のフィルタークエリに OData_ と入力し、その後ろにコピーした文字列をペーストします。
ODataの後ろに「_（アンダーバー）」を入れてください。

　
これで列の指定はOKです。
　

✓ 列名が英語の場合

もしSharePointリストの列名が期日ではなく「Deadline（締切）」など英語の場合は、

　
Deadline eq ‘addDays(…)’

　
と入力すればOKです。

比較演算子「eq」 （イコール）の入力

「期日が今日から〇〇日後に等しい場合」の等しいを表すものが「eq(イコール)」です。
※OData_の後ろに半角スペースを入れてから入力してください。

　

addDays 関数の入力

addDays 関数では、「今日から〇〇日後」のように日付に特定の日数を追加できます。

　
フィルタークエリ内ではカッコの中身が「…」になっていますが、中には関数が省略されています。

　
　
関数の詳細は以下の通りです。
今回は一週間前のリマインダーを作成すべく、今日から7日後で設定してみます。

　
どのように入力していくか詳細を説明いたします。
　
　

① OData_～ eq を入力後、「動的なコンテンツの追加」をクリックし、式にaddDays(utcNow(),7,’yyyy-MM-dd’)と入力してOKします。

　

　
　
これで、フィルタークエリの入力が終わりました！
「＋新しいステップ」より次のステップへ進みましょう。

　

Outlook から社内の人へメールを送信する

ここまで来ればあと少しです！
リマインダーを送るべく、メールの送信設定を行いましょう。

　
①「送信」で検索をかけて、通常のメールか共有メールボックスのどちらかを適宜選択します。

　
※どちらかを選択すると、「Apply to each」アクションと「value」が自動的に追加されます。

　
② メールの宛先を設定します。
「複数の項目を取得する」アクションで取得してあるデータを利用しましょう。
「動的なコンテンツの追加」より「ユーザーまたはグループの列名」＋Email を追加します。

※ダイレクトに特定の人のメールアドレスを入力することも可能です。

　
③ メールの件名・本文を入力します。

　
　
④ 「詳細オプションを表示する」より、CC・BCC、メールの重要度などを変更します。

　
以上で社内の人へリマインダーを送る手順は終了です！
フローが無事に動くか、テストをしてみましょう。

　

完成したフローのテスト

ここまで完成したら、フローを保存してテストを行います。

　
① 右上の画面で保存後、「テスト」をクリックして手動でテストを行います。

　
　

② 実際にSharePoint リストに新しいアイテムを追加し、フローが実行できるか確認します。
　※テスト時は宛先を一時的に自分のメールアドレス宛に設定してから行いましょう。

　
　
③メールボックスにメールが届いているかを確認します。

　
これで Power Automate でのフローの作成は終了です！

　

まとめ

本記事では、SharePoint リストで設定した期日の〇日前にリマインダーを送る方法をご紹介しました。

　

期日チェックに追われている方、いつの間にか過ぎた期日を見落とすことの多い方は、ぜひお試しください。