【Power Automate】スケジュール済クラウドフローでTeamsチャネルにリマインド

Power Automate
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※本記事は、Power Automate基礎習得パス(#PA基礎)の第2弾です。


月に1度Teamsチャネルにリマインドメッセージを自動で送るフローを作成しながら、Power Automateの基本をマスターしましょう!
「トリガー」と「アクション」、「コネクタ」等の用語はクラウド版のPower Automateで頻出する言葉です。
難しくないので、本記事で習得しましょう。

この記事でわかること
  • 3種のフロー (自動化 / スケジュール / インスタント) の内、「スケジュール済フロー」の利用方法
  • フローの編集画面の利用方法
  • フローの保存とテスト方法
  • 「トリガー」と「アクション」とは
  • 「コネクタ」とは



作成するフローの内容

本記事では、下記のフローを作成していきます。

毎月25日朝10時になると、Teamsチャネルへリマインドをするフロー流れの図


 

スケジュール済クラウドフローを作成してみよう

毎時・毎週・毎月など、決まった日時でフローを実行させたい場合、「スケジュール済クラウドフロー」を利用します。
Power Automateの「作成」ボタンより、「スケジュール済クラウドフロー」を選択しましょう。


  

下記画面で設定を行います。

  1. フロー名を付けます(後の編集画面でつけることも可能)。
     
  2. フローの実行開始日を設定します。
    今回のフローは25日の朝10時に実行するように設定
     
  3. 繰り返し間隔を設定します。
    今回のフローは1か月おきに実行されるように設定

Microsoft 365付帯の無料版ライセンスでは、90日間フローが実行されないと無効化されてしまいます。
そのため、実行頻度を3ヵ月以上にすることはできません。



設定が完了したら、「作成」ボタンを押して編集画面に進みましょう。

 

 タイムゾーンの設定

編集画面に遷移したら、タイムゾーンを日本に合わせましょう。
「スケジュール済クラウドフロー」を利用する際は、忘れずに設定してください


「Recurrence 」上をクリックします。

「Recurrence」とは、「繰り返し」を意味する言葉です。
「スケジュール済クラウドフロー」を作成すると、必ずこの「Recurrence」が表示されます。



下記画面で「大阪、札幌、東京」のタイムゾーンを選択します。

「Start Time」を確認すると、世界協定時刻(UTC)で4/25の1時になっています。
つまり、日本時間では+9時間の朝10時に実行されることになります。


 

Power Automateの編集画面の構成

ここで少し、編集画面全体の概要を説明します。

  1. フロー名
    ここをクリックすることで、フロー名を変更することができます。
    ※変更後は「保存」ボタンを押すことを忘れずに
     
  2. Copilot
    AIとの対話式でフローを編集する機能です。
    日本語もサポートされていますが、2024年5月現在では英語での会話の方がうまく機能します。
    右上の「×」でチャット画面を閉じることも可能です。
     
  3. 保存
    フローを保存するボタンです。
     
  4. 新しいデザイナー
    本編集画面は2023年11月~新しくアップデートされた編集画面です。
    ボタンをスイッチすることで、旧編集画面(クラシックデザイナー)に切り替え可能です。
    基本的には新しいデザイナーでフローを編集していきます。
     
  5. ズーム
    「+」でズーム、
    「ー」でズームアウト、
    上から3つめのアイコンは、編集画面の幅にピッタリ合うようにサイズを自動調節します。


 

Teamsチャネルへリマインドしよう

Teamsチャネルへリマインドできるよう、フローを編集していきましょう。
「+」アイコンより「アクションの追加」を選択します。



「Teams」で検索をかけ、「さらに表示」をクリックしましょう。



「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」をクリックします。



Teamsチャネルとリマインドのメッセージを決定します。
※投稿者や投稿先等の設定に迷ったら、こちらを参照ください

投稿権限のあるTeamsチームのみが選択可能です。
最初はテストで利用できるチーム(失敗してもあまり迷惑のかからないチーム)を選択することをお勧めします。


 

メッセージ内にリンクを貼ろう

メッセージ内の「こちら」の部分に、アップロード先のフォルダリンクを貼りましょう。
「こちら」の部分をマウスで選択します。



ここでは、リマインド対象チーム内のフォルダリンクを挿入します。
Teamsより対象フォルダのリンクをコピーします。



Power Automate編集画面に戻り、「リンクの挿入」ボタンをクリックします。



鉛筆アイコンをクリックします。



先ほどコピーしたフォルダリンクを貼り付け、「✔」アイコンをクリックします。


フローを保存しテストしよう

フローの作成が完了したら、保存します。



保存が完了すると、テストできるようになります。
「テスト」をクリックします。



「手動」を選択し、「テスト」をクリックします。



「フローの実行」をクリックします。



「完了」をクリックします。



しばらくして「フローが正常に実行されました」とメッセージが表示されれば成功です。



対象のチームにリマインドメッセージが届いているか確認ください。



メッセージのリンクが機能しているかもご確認ください。



テスト後にメッセージ内容等を調整したい場合、右上の「編集」ボタンをクリックすることで再度編集可能です。



以上で編集画面での操作は完了です。
毎月設定した日付になれば、フローが自動で実行されるようになります。

 

トリガーとアクションについて

Power Automateでは、フロー実行のきっかけとなる最初のステップの事を「トリガー」、
トリガー後に発生するイベントのことを「アクション」と言います。



今回作成したフローは、毎月25日の10時になったらフローが「トリガー」され、
Teamsチャネルへリマインドを投稿する、という「アクション」を起こす、という仕組みです。

  

コネクタについて

本記事では、「Teams」とPower Automateを連携し、フローを作成しました。
このように、他のサービスとPower Automateを接続するツールを「コネクタ」と呼びます。


TeamsやSharePoint、OneDrive等のMicrosoft社のサービスのみではなく、
DropboxやX、Slack等、他社とのサービスと接続するためのコネクタが幅広く備わっております。


ただし、無料で利用できる「標準コネクタ」と、有料プランでしか利用できない「プレミアムコネクタ」があるので、注意が必要です。

  

無料コネクタと有料コネクタの見分け方

フロー作成時、利用するコネクタが有料かどうかは簡単に見分けることができます。
編集画面でアクションを追加する時、下記のようにコネクタ一覧が表示されていたかと思います。



このままではどれが有料なのかわかりませんが、「ランタイム」のドロップダウンで「標準」を選択すると無料のコネクタの一覧のみが表示されるようになります。



「標準」にチェックした上でサービス名を検索すると、無料のコネクタのみが選択できるようになるので、有料かどうかを悩むことがなくなります。


 

おまけ:Copilotでのフロー編集

前述の通り、CopilotではAIの対話形式でフローを編集することができます。
フローを下記の状態に戻し、Copilotにメッセージを送ってみます。


Teamsチャネルへ投稿するアクションを追加してください

と日本語で入力したところ、うまく機能しました。
アクション名は英語になりますが、手動で追加したアクションと全く同じものです。



「なんか違うな」と思ったら、変更は元に戻すことが可能です。