※本記事は、Power Automate基礎習得パス(＃PA基礎)の第4弾です。
得意先から見積書がメールで送られてくるたびに
OneDriveに保存するのが面倒なんだよなぁ
その作業、Power Automateの「自動化したクラウドフロー」で
自動保存ができますよ。
自動化したクラウドフローは、「メールを受信したタイミング」等、設定したイベントが発生すると自動実行されるフローです。
この記事では、特定の差出人から来たメールの添付ファイルを自動保存するフローを作成します。
- 3種のフロー (自動化 / スケジュール / インスタント) の内、「自動化したフロー」の利用方法
- 条件分岐の利用方法
今回解説する「条件分岐」をマスターすると、「添付ファイルがPDFだった場合」や「添付ファイルが画像ファイルでなかった場合」など、条件によってフローの実行結果を変更することができます。
作成するフローの内容
本記事では、下記のフローを作成します。
※保存先のフォルダはOneDriveフォルダを利用します
フロー全体のショット
今回作成するフローはこのような形です。
事前準備
OneDrive内に、添付ファイルを保存するためのフォルダを用意してください。
自動化したクラウドフローを作成してみよう
「メールを受信したタイミング」等、決まったイベントでフローを実行させたい場合、「自動化したクラウドフロー」を利用します。
Power Automateの「作成」ボタンより、「自動化したクラウドフロー」を選択しましょう。
下記画面で設定を行います。
| ① | フローに名前をつけます |
| ② | 「Office 365 Outlook」の「新しいメールが届いたとき」を選択します。 ※バージョン(V)が複数存在する場合は、一番最新のものを選択してください。 |
Outlook.comとOffice365 Outlookの選択を間違えないように気を付けてください。
設定が完了したら、「作成」ボタンを押して編集画面に進みます。
「新しいメールが届いたとき」の設定
下記条件に絞ったメールでのみフローを実行するため、詳細を設定していきましょう。
「新しいメールが届いたとき」上をクリックしましょう。
下記画面で詳細を設定していきます。
| 差出人 | 本フローでは、特定の差出人の場合にフローを実行します。 対象の差出人のメールアドレスをカスタム値として入力します。 |
| 添付ファイルを含める | 「はい」 Power Automateが取得する情報に添付ファイルの情報を含めるかの選択です。 |
| 添付ファイル付きのみ | 「はい」 受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、フローを実行するかを設定できます。 |
「新しいメールが届いたとき」の詳細設定方法は以下を参考ください。
「条件」アクションの追加
本フローでは添付ファイルが画像以外の場合、フォルダに自動保存します。
この設定をすることで、メール本文中のスクリーンショット等を自動保存対象から除外できます。
条件分岐が必要のため、「条件」アクションを追加します。
編集画面の「＋」ボタンより「アクションの追加」を選択しましょう。
「Control」をクリックします。
「条件」を選択します。
「条件」アクションでは、3つの項目を設定する必要があります。
| ① | 比較する値１ |
| ② | 演算子 (等しい・等しくない・含んでいる・含んでいない 等の条件のこと) |
| ③ | 比較する値２ |
「添付ファイル名に jpgという文字が 含まない場合」という条件で3つの項目を当てはめると、このような形になります。
| ① | 比較する値１ → 添付ファイル名 |
| ② | 演算子 → 「含まない」 |
| ③ | 比較する値２ → 「jpg」 |
条件設定① 添付ファイル名
まずは、「添付ファイル名」を設定していきます。
「新しいメールが届いたとき」のトリガーでPower Automateが取得する添付ファイル情報を出力したいため、「動的なコンテンツ」を利用します。
動的なコンテンツより、「添付ファイル 名前」を選択します。
項目が見つからない場合は、「表示数を増やす」をクリックしてください。
動的なコンテンツの仕組みについては、下記の記事に詳しく記載しています。
条件設定② 演算子「〇〇を含まない」
続いて演算子を設定していきます。
「含まない」としたいので、ドロップダウンより「does not contain」を選択します。
ちなみに、分岐条件で利用できる演算子一覧は下記の通りです。
| 演算子 | 意味 |
|---|---|
| contains | 含んでいる |
| does not contain | 含んでいない |
| is equal to | 等しい |
| is not equal to | 等しくない |
| is greater than | より大きい |
| is greater or equal to | ～以上 |
| is less than | より小さい |
| is less or equal to | ～以下 |
| starts with | ～で始まる |
| does not start with | ～で始まらない |
| ends with | ～で終わる |
| does not end with | ～で終わらない |
条件設定③ 画像の拡張子「jpg」
添付ファイル名に「jpg」という拡張子が入っているかどうかを判定したいため、「jpg」と手入力します。
条件の追加
画像の拡張子で代表的な物として、他に「png」や「gif」があります。
こちらも条件の判定基準に追加するため、「New item」より行を追加しましょう。
jpgの時と同様に条件を設定します。完成形はこんな形です。
「拡張子が pdf もしくは docx (word) の場合に添付ファイルを保存したい」、といった場合は「OR」で条件を指定する場合は赤枠部分を「OR」に変更してください。
「添付ファイルの取得」アクションの追加
条件に合致する場合、「添付ファイルの取得」アクションで
添付ファイルの情報を取得しましょう。
あれ？添付ファイルの情報は
「新しいメールが届いたとき」トリガーで取得できるんじゃないの？
「添付ファイルの取得」アクションを追加することで、
文字化けすることなくファイルを保存することができます。
「True」直下の「＋」アイコンよりアクションの追加をします。
「Office 365 Outlook」のコネクタを選択します。
Outlook.comとOffice365 Outlookの選択を間違えないように気を付けてください。
「添付ファイルの取得」を選択します。
「メッセージID」で、動的なコンテンツより「メッセージID」を選択します。
「添付ファイルID」では、動的なコンテンツより「添付ファイル 添付ファイルID」を選択します。
「ファイルの作成」アクションの追加
最後に、「ファイルの作成」アクションを追加します。
「作成」？添付ファイルを「保存」するんじゃないの？