【Microsoft Planner】タスクのコメント通知が届かない時の対処法

「各タスクにメンバーを割り当て、コメント機能を利用してそれぞれの進捗状況を確認したい」
と思っていたのに、なぜかコメントの通知メールが個人の受信トレイに届かない！
とお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか？


コメントがきちんと自分の受信トレイに届く時もあれば、そうではない時もあって、違いに混乱してしまう方もいらっしゃるかと思います。
今回は、自分の受信トレイにコメントが通知されるように、その対処法を記載していきます。

前提条件

Plannerのプランに紐づくMicrosoft 365グループメールがOutlook上にあること。

※また、この記事の内容は、社内のみでのタスク管理を前提としています。

通知メールが受信トレイに届くタイミング

個人の受信トレイにPlannerから通知が届くタイミングは下記の通りです。

つまり、自分がタスクにコメントをしない限り、個人の受信トレイにはコメントの通知は届きません。

すべてのコメントは【365グループメール】で受信

個人の受信トレイにコメント通知が届かずとも、すべてのコメントはMicrosoft 365 グループメールに送信されます。
そのため、こまめに365グループメールをチェックする運用をすると、コメントに気づきやすくなります。


しかしながら、あまりグループメールを利用されない方にとっては少し気づきにくい存在ですよね。
では「グループメールに届くコメントの通知を、個人の受信トレイに転送できれば良いのでは？」と考え、以下の設定を試してみました（機能しませんでした！）

【機能しない設定1】受信トレイでフォローする

Outlook上で対象のTeamのグループメールを開き、下記の設定を行っても、タスクのコメントは個人の受信トレイに届きません。

※Plannerのコメント通知が特殊なだけで、この設定を行うとグループメール宛の通知は通常個人の受信トレイにも届くようになります。

【機能しない設定2】受信トレイにコピーを送信する

次に、OutlookをWeb上で開き設定を行いました。
⚙設定＞Outlookのすべての設定を表示＞メール＞グループ　を開き、チェックをつけます。
こちらも機能しませんでした。

※Plannerのコメント通知が特殊なだけで、この設定を行うとグループメール宛の通知は通常個人の受信トレイにも届くようになります。

コメントを個人の受信トレイで受信する方法

それでは、どのようにしたら個人の受信トレイで通知を受け取れるようになるのでしょうか？


結論は「グループメールに届いた最初のコメント通知に全員返信し、宛先に必要な人を全員追加する」です。


↓グループメールに届いたコメント通知に全員返信します

↓コメント通知が届いてほしいメンバーのアドレスを追加します

これで、以降のタスクへのコメントが、Toに追加したメンバー全員の個人トレイに届くようになります！

まとめ

Plannerのコメント通知が個人の受信トレイに届かないときの対処法は、今のところ２つです。

今後この機能が改善され、もっと便利になるといいですね！