Power Automate(クラウド版)で面倒な繰り返し作業から解放されよう!

Power Automate
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手作業 太郎
手作業 太郎

月末はチームメンバーに提出物の依頼メールを送って、
集めた提出物をPDF化して、
締切に間に合ってないメンバーにリマインドも…もうてんてこ舞いです。

もちぱん
もちぱん

その作業、Power Automateを使えば自動化できます!


この記事では、業務の自動化・作業の効率化にとっても便利なサービス「Power Automate」の概要を説明します。





Power Automate (クラウド版)とは?

Power Automateは、Microsoftが提供する業務の自動化サービスです。
クラウド版とデスクトップ版がありますが、特徴は大きく異なります。

Power AutomateとPower Automate Desktopの違い



本記事では、クラウド版の解説をします。
他のWebサービスと連携し、クラウド上で自動化作業を実行してくれる優れものです。


以下、標準ライセンスで連携できるサービスの一例です。

M365サービス(一例)サードパティ(一例)
OutlookGmail
SharePointGoogle Drive
OneDriveDropbox
TeamsBox
ExcelX (Twitter)
FormsSlack
Planner

Power Automateでは、上記のようなサービスに接続するための部品を「コネクター」と呼びます。
各コネクターがそれぞれのサービスと連携することで、自動化を可能にします。



有料ライセンスを含めると、1000以上のコネクターがあります。
詳細は下記公式サイトを参照ください。


Power Automate利用のメリット

Power Automateを活用することで、大きく2つのメリットがあります。

  1. 作業時間を短縮できる
  2. ヒューマンエラーによるミスを削減できる


繰り返し作業を自動化することにより、意思決定やアイデアが必要な作業にフォーカスを置くことができます。

 
 

Power Automate自動実行タイミング

手作業 太郎
手作業 太郎

クラウド上で自動実行するとは言えども、
その実行タイミングっていつ?

もちぱん
もちぱん

実行タイミングは「フロー」作成時に3種類から選択します。

手作業 太郎
手作業 太郎

ふろー?

もちぱん
もちぱん

自動化する作業の一連の流れを「フロー」と呼びますよ。

フローが実行されるタイミングとしては以下3通りです。 
各フローを作成する際に、最適な選択することができます。

  1. 自動実行
    例:Outlookメールを受信したら、添付ファイルを保存するフローを実行
     
  2. スケジュールで実行
    例:月末25日になったら、Teamsメンバーにリマインドするフローを実行
     
  3. 「実行ボタン」を押して実行
    例:実行ボタンを押したら、ファイルを他のフォルダに移動するフローを実行


 

Power Automateの自動化事例

よくある自動化の事例をまとめてみました。

 
 

例1 Outlookの自動化

よくあるOutlookの自動化事例は以下の通りです。

Outlookの事例一覧は、こちらを参照ください。


例2 Teamsの自動化

よくあるTeamsの自動化事例は以下の通りです。

  • フォルダにファイルがアップされたらチャネルに通知
    例) 請求書フォルダにファイルがアップされたら経理チャネルに通知
     
  • Teams会議の自動予約
    例) 週次の定例会の招待状を自動送付
     
  • 毎月〇日にメッセージ自動投稿
    例) 月末になったら勤務表提出依頼メッセージ投稿



Teamsの事例一覧は、こちらを参照ください。


例3 Excelの自動化

よくあるExcelの自動化事例は以下の通りです。

  • 毎月〇日にExcelを参照してメール送付
    例) 社員のモバイルデータ使用量一覧表を参照し、データ使用量が〇〇以上なら警告メールを送付する
     
  • Excelの比較・アップデート
    例) 退職者リストとメールの宛先リストを比較し、退職者のアドレス行を削除する


 

Power Automateの利用条件

Power Automateは、組織用のMicrosoft 365 ライセンス、もしくはDynamics 365のライセンスの付帯で利用できます
ご自身が利用できるかどうかは、Microsoft Edgeブラウザからでも今すぐ確認可能です。


↓Edgeブラウザ左上の「ワッフルアイコン」より「すべてのアプリ」をクリックします。

ワッフルアイコンより「すべてのアプリ」選択



↓Power Automateが一覧にあれば、利用可能です。

「Power Automate」を選択


 

標準ライセンスでPower Automateを利用する場合の機能制限

Dynamics 365やPower Automateの有料ライセンス等で利用できる機能に比べ、
Microsoft 365の付帯ライセンス(標準ライセンス)で利用できる機能には制限があります。


自分の環境での機能制限については、Power Automateにアクセスして確認することが可能です。
↓画面右上の設定⚙アイコンより、「自分のライセンスを表示」をクリックします



↓自分のライセンスで利用できる機能を確認可能です

ライセンスの一覧を確認


ライセンスによる機能の詳細についてはのP17をご覧ください。


 

本ブログでは、有料機能を利用しないフローを中心に紹介していきます。


 

プログラミングの知識がなくても大丈夫?

手作業 太郎
手作業 太郎

フローを作るなんて難しそう。
ITのプロの人しか使いこなせないんでしょう?

もちぱん
もちぱん

Power Automateは開発者ではなくても利用できますよ。
専門ではない人にこそ、使ってほしいサービスです。

Power Automateは、「ローコード / ノーコード」サービスの1つで、開発の専門知識は不要です。
ただし、自動化する内容が複雑になるほど、「プログラミングロジック」は必要です。


下図に独断と偏見でレベル別にできることを記載してみました。
変数や関数などを使用する「中級」以上から、コードは書かずともプログラミング的な考え方が必要です。

Power Automateレベル別スキル表

プログラミングができなくても大丈夫です。
Excelで関数やピボットを覚えるように、少しずつ習得しましょう。


 

Power Automateスキル習得方法

まずは#PA基礎の5つの記事で、Power Automate初心者の方に欠かせない基礎知識を習得しましょう。

次の記事では、「スケジュール」で実行される、
Teamsチャネルに月末提出物のリマインドをするフロー」を作成していきます。



Power Automateの以下の機能についても学ぶことができます。

習得できる知識
  • フロー編集画面の利用方法
  • 「トリガー」と「アクション」とは
  • 「コネクター」とは


ぜひ、自動化の第一歩を踏み出してみてください。

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